HOJA DE CÁLCULO.

Una hoja de cálculo es una aplicación, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas. Originalmente las hojas de cálculo se crearon para el manejar datos financieros, actualmente las hojas de cálculo se utilizan para llevar a cabo diversas tareas como administrar presupuestos, gestión de bases de datos y análisis estadísticos mediante la generación de representaciones gráficas.

Es una aplicación pensada para llevar fácilmente una contabilidad donde necesitemos procesar datos númericos con la facilidad de formato de un editor de textos basado en tablas.

CONCEPTOS BÁSICOS:

En Excel la introducción de datos se realiza en una matriz de celdas agrupadas en filas y columnas. Dentro de cada celda podremos escribir el dato (numérico o alfanumérico) que queramos. Esta matriz no tiene ningún tipo de límite.

Para movernos entre celdas utilizamos el ratón o los cursores de desplazamiento.

celdas de excel.

Cada matriz de celdas se llama hoja, y un libro de trabajo de Excel puede tener todas las hojas que queramos. Podemos cambiar el nombre, mover, añadir o borrar hojas a nuestro libro.

hojas de excel.

Las filas y columnas: Podemos aplicar cambios masivos sobre un grupo de filas o de columnas (borrados, copiador, mover) utilizando las técnicas básicas de seleccionar/cortar/copiar/pegar.

filas y columnas de excel.

Celdas: La intersepcion entre una fila y una columna se conoce como celda. Las operaciones más frecuentes se basan en cálculos entre celdas. Las operaciones se denominan funciones. Las funciones hacen referencia a una celda por medio de su nombre que es una combinación de columna y fila.

Por ejemplo si dentro de una hoja de calculo queremos multiplicar el contenido de la celdas A1 y B1, la formula a ingresar sera =A1*B1 

celdas de excel.

Tiene las siguientes características:

• Redimensionables: Podemos cambiar la anchura/altura de ellas.
• Fusionables: Podemos unir varias celdas en una.
• Aceptan formato: Igual que en Word, podemos aplicar formato sobre las celdas.
• Tres tipos de datos: Texto, numéricos, o función.
• Formato de celdas: Podemos dar formato a las celdas igual que lo damos en Word. Además, podremos asignar diferentes formatos especiales a los campos de datos.
• Formato de texto: Tamaño de fuente, negritas, colores.
• Formato de celda: Numéricos, moneda, fecha, texto, etc.
• Formato de tabla: Colores, fondos, etc.
• Formulas: Las fórmulas nos permiten realizar cálculos matemáticos sobre nuestros datos de manera automática, de manera que si cambiamos algún dato la información de la fórmula se actualizará.

Ejemplos de hojas de cálculo:

1. Numbers:

Logo de numbers.

Es una aplicación de hoja de cálculo desarrollada por Apple Inc.

Características:

Incluye más de 250 funciones, una explicación clara de la fórmula y un sistema de ayuda incorporado.

Visualización en Lista de fórmulas: Permite ver todos los cálculos de la hoja a la vez.

Categorías de tabla: Permite agrupar los datos de cualquier columna y crear categorías de tablas. Cada categoría incluye una fila resumen con la que se puede replegar, desplegar y reorganizar las diferentes categorías.

Gráficas: Combina series de filas, columnas y áreas en una única gráfica mixta. Crea gráficas biaxiales con diferentes escalas de valores. Aplica líneas de tendencia y barras de errores.

Gráficas vinculadas: Numbers, Keynote y Pages funcionan coordinadamente para reunir todos los datos en una misma página. Es posible crear gráficas en Numbers y pegarlas en documentos de Pages o en presentaciones de Keynote, mientras permanecen vinculados los datos originales de Numbers. Incluso si se modifican los estilos, texturas, colores y tipos de letra, los datos no varían.

Selector de plantilla optimizado: Ofrece 12 nuevas ideas y diseños para crear una hoja de cálculo, 30 en total.

2. StarOffice Calc.

Logo de StarOffice.

Es una hoja electrónica de cálculo, que permite introducir datos para hacer cálculos y manejar bases de datos. StarOffice Calc puede organizar y presentar la información de una forma clara, así como también puede realizar operaciones matemáticas, graficar información y manejar datos fácilmente.

Una de las características principales de StarOffice Calc es su flexibilidad, por ejemplo: Sí se  realiza un cambio de datos en la hoja de cálculo, StarOffice Calc los vuelve a calcular de forma automática, y también ajusta los gráficos a los datos de la nueva información.

StarOffice Calc trabaja con hojas de cálculo que se integran en  libros de trabajo; es decir, un libro de trabajo es un conjunto de hojas de cálculo y cada libro de trabajo puede llegar a tener cientos de hojas de cálculo.

Hoja de calculo de StarOffice.

3. OpenOffice

Logo de OpenOffice.

Cuenta con una barra de herramientas  donde se incluyen tanto  menús como  iconos de acceso  a las  funciones del programa.

Un elemento muy importante son las celdas, cuadriculas pequeñas donde introducimos los datos y donde se van a mostrar los resultados una vez aplicada la formula que hayamos seleccionado.

Hoja de cálculo de OpenOffice.

Operadores,  datos y  fórmulas:

Simplifica la repetición de operaciones, o sea, si queremos que calcule un dato sobre un conjunto de datos, podemos hacer lo mismo sobre otro conjunto sin tener que repetir el proceso.

Además no  tenemos que  repetir las operaciones  cuando modificamos un dato. Esta es la diferencia que hay entre la calculadora y la base de datos. La calculadora toma un dato real, por ejemplo el 27 y las hojas de cálculo  toma la  referencia de la celda, por ejemplo B2. Si B2 tiene el valor 27, la fórmula que hay después tomara el valor que tiene B2. Si luego B2 toma otro valor, la formula lo aplica de forma automática.

Ejemplo:

Calculadora: ->  2 x 27 = 54

CAL  : -> B1 x B2 = ( si B1 2 y B2  dará 54 ).

Para que en una celda se efectúe algún  cálculo, hay que  emplear una fórmula.

Pasos  a seguir para generar una operación:

1º. Se sitúa  el cursor en la celda que va a mostrar el  resultado.

2º. Escribimos  la fórmula que  necesitamos para el cálculo. Siempre debe  comenzar con el signo igual (=).

Ejemplo: =B5*9 (multiplica  el contenido de la celda B5 por 9).

Utilizar las funciones.

Para  operaciones  más complejas, se utilizan  alguna de las funciones dentro de la librería que tiene calc.  Una de ellas es la  función =SUMA (B1:B90)  que sumaría los términos que se  se localizan desde la celda B1 a la B90.

La función =PRODUCTO(B1:B10) hace lo mismo pero ahora multiplica  los términos que van desde la B1 a la  B10.

Abrir el programa y echar un vistazo al  asistente para las funciones,  para elegir  la función entre las diversas categorías que vienen incorporadas en el programa.

Formato de las  celdas.

Con el  formato de las  celdas podemos  definir tanto  aspectos estéticos  como  técnicos de las distintas celdas de nuestra hoja de cálculo.

OpenOffice.

Excel.

Excel.

Desarrollado por la compañía Microsoft a mediados de los años 80, es un programa de hoja de cálculo electrónica para computadoras y otros dispositivos similares, usado para el almacenamiento, organización y manipulación de datos.

Sus funciones como hoja de cálculo permiten muchas facilidades para llevar registro de actividades financieras, como también sus opciones de organizar la información tanto de datos numéricos y alfabéticos para su posterior presentación en reportes, balances, cuadros y gráficas.

Características básicas:

1. Celdas:

Es una matriz bidimensional de columnas y filas entrecruzadas que forma la famosa y conocida cuadrícula de la presentación de Excel.

La información se introduce en las celdas, que es el pequeño rectángulo donde cada fila y columna se encuentran.

Las columnas, están dispuestas de manera vertical e identificadas por letras—de izquierda a derecha—en la fila guía ubicada en el tope.

Las filas están presentadas horizontalmente y se numeran cardinalmente—de arriba hacia abajo—en la columna guía a la izquierda.

De esta manera, cada celda es fácilmente identificable con la letra y el número de la columna y fila que le corresponda.

2.Hoja de trabajo:

Es el nombre que se le da a la sábana completa de cuadrículas donde están todas las celdas. Las últimas versiones del programa manejan 1.048.576 filas y 16.348 columnas, desde la ‘A’ hasta la última identificada con las letras ‘XFD’.

Las hojas de trabajo están identificadas en la parte inferior izquierda con unas etiquetas que pueden renombrarse a la necesidad del usuario.

3.Libro de trabajo:

Es el nombre común de los archivos de Excel los cuales pueden contener varias hojas de trabajo. Para cambiar entre hojas de trabajo basta con seleccionar las etiquetas ubicadas abajo y a la izquierda de la pantalla del programa.

Tradicionalmente los libros de trabajo eran guardados en archivos con la extensión ‘.XLS’, pero desde la versión del 2007 la extensión cambió a ‘.XLSX’.

4.Cintas de opciones:

Cada cinta contiene una serie de funciones relacionadas con íconos característicos. Por ejemplo, la cinta de “Inicio” tiene las opciones más comunes como tipo, color y tamaño de fuente; la cinta de “Insertar” contiene las funciones de insertado de tablas, cuadros, imágenes, entre otros.  

cintas de opciones de excel.

 5.Formulas:

Además de números y texto, las celdas pueden contener formulas y esta es la peculiaridad que hace de Excel una hoja de cálculo por excelencia. Con las formulas, Excel presenta el resultado de una operación matemática en la celda seleccionada.

Ejemplo: Al escribir "=3+5" en una celda, el programa mostrará el número 8. Esta función es principalmente usada para realizar cálculos con datos numéricos insertados en las celdas. Al ingresar dentro de la formula la identificación de las celdas involucradas, el programa realiza la operación y también mantiene los resultados.

6.Funciones: Excel ofrece una serie de funciones predeterminadas más complejas y especializadas que pudieran agregarse a las formulas, como por ejemplo operaciones matemáticas y trigonométricas como la resta, seno y coseno; financieras como descuentos y tasas; y otras funciones estadísticas, referenciales y lógicas. En cada celda puede haber sólo una formula, pero cada formula puede contener múltiples funciones.

Funciones de excel.

7.Graficas: Excel permite presentar visualmente los datos de una hoja de trabajo con diferentes tipos de gráficas. Dependiendo del propósito, el programa ofrece gráficas de barra, circulares o tortas, gráficas de línea, de área y de dispersión XY.

Ejemplo de práctica en Excel. 

Practica en excel.

En la imagen se muestra una base de datos, esta contiene datos numéricos y alfanuméricos, a continuación se puede observar como se hace uso de una formula para obtener la edad de las personas en base a su fecha de nacimiento y la fecha en la que se realizo esta base de datos.  

Practica realizada en excel.

Opinión personal: Considero que es sumamente importante que aprendamos a usar las hojas de calculo, porque son realmente necesarias por ejemplo si tenemos una gran cantidad de datos y necesitamos obtener un promedio la hoja de calculo nos permite hacerlo de manera muy sencilla, ahorrándonos trabajo, pero además de esto si realizamos el calculo de estos promedio por medio de la hoja de calculo no cometeremos errores si es que aplicamos la formula de manera correcta. 
Al principio resulta un poco difícil su uso, pero con la practica se pueden lograr muchas cosas. Como estudiante de ingeniería forestal estoy segura de que la utilizaré constantemente, pero no solamente yo cualquier persona la puede usar y le será útil porque tiene muchas aplicaciones. 



Fuentes consultadas:

http://www3.uji.es/~vrubert/unimajors/sagunto/sesion15/#18 
http://www.cavsi.com/preguntasrespuestas/que-es-y-para-que-sirve-una-hoja-de-calculo/
http://www.cca.org.mx/cca/cursos/crs/html/modulos/modulo7/introduccion.htm
https://www.tecnologia-informatica.es/tecnologia/hoja-calculo-calc.php
https://www.lifeder.com/caracteristicas-de-excel/